フリーランスの請求書テンプレート（Excel・スプレッドシート・PDF）｜必須欄はインボイスの6項目だけ

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※本記事は一般的な情報提供を目的としたものです。個別の税務判断は税理士または所轄の税務署にご確認ください。

初めての請求書を出す前に「フリーランス 請求書 テンプレート」で検索すると、源泉徴収額の欄が付いたものがたくさん出てきます。ところがシステム開発の報酬は源泉徴収の対象ではないので、その欄はエンジニアには要りません。逆に、インボイスに必要な登録番号や税率の欄が抜けているものもあります。

この記事では、請求書のどの欄が条文で決まっていて、どの欄が慣習なのかを仕分けしたうえで、そのまま使えるテンプレートを Excel・Google スプレッドシート・PDF の3つの形で配ります。書き方の細かい論点は、インボイスの記載事項の記事、源泉徴収と請求書の記事、交通費と請求書の記事で先に扱っているので、この記事はその3本をつなぐ入口です。

先に結論

• 調べた範囲では、民法にも商法にも「請求書に書くべき事項」を定めた条文はありません。法律で決まっているのは、取引先が仕入税額控除を受けるために保存する請求書の要件（インボイスの6項目）だけです
• 源泉徴収税額の欄は、デザインや原稿料など所得税法204条1項に列挙された業務を含むときだけ要ります。システム開発だけなら0円のままか、欄ごと消して構いません
• 支払期日は請求書で決めるものではなく、契約書や発注書に明示された期日を写す欄です。上限は給付の受領日から60日以内（再委託の案件は元委託の支払期日から30日以内）です
• PDFで送った請求書は、送った側もデータのまま保存します。期間はインボイス登録済みなら7年、未登録なら所得税法上は5年で、7年に揃えておけば両方を満たします。ファイル名に日付・金額・取引先を入れておけば、検索の要件はそれで足ります

テンプレートのダウンロード

3つとも中身は同じです。Excel の数式は Google スプレッドシートでもそのまま動きます。

Excel の2枚目のシート「使い方」に、欄ごとの根拠条文を一覧で入れてあります。この記事の本文は、その一覧を順に説明したものです。

欄の仕分け：必ず要る6項目と、条件付きの欄

テンプレートの欄を、条文で決まっているものとそうでないものに分けると次のようになります。

上の6行が、消費税法57条の4第1項に列挙された適格請求書の記載事項です。条文の中身はインボイスの記載事項の記事で引用しているので、ここでは要点だけ書きます。

ここで押さえておきたいのは、この6項目が請求書を出す側の義務として書かれているのではなく、受け取る側が仕入税額控除を受けるための保存要件として書かれている点です。消費税法30条7項は「請求書等を保存しない場合には」控除を適用しないと定め、同条9項がその「請求書等」を適格請求書と定義しています。売手の義務は、求められたときに交付すること（57条の4第1項）です。だから取引先は登録番号や税率の欄を気にします。自分のためではなく、取引先が控除を受けるための欄だと分かると、どれが省けないかがはっきりします。

取引年月日は「10月分」でよく、取引内容は包括的でよい

月まとめで請求する場合、取引年月日は1日ごとに書く必要はありません。57条の4第1項2号の括弧書きに、一定の期間内の取引をまとめて作成する場合はその期間を書くとあります。テンプレートでは「2026/10/1〜10/31」のように期間で書いています。取引内容も、国税庁の No.6625 が「個々の名称でなく包括的な記載」を認めているので、「システム開発業務（10月分）」で足ります。

消費税額の端数処理は請求書1枚につき1回

明細行ごとに消費税を計算して丸めると、税率ごとの合計額に対する消費税額と合わなくなることがあります。端数処理は税率ごとに1回だけです。テンプレートの数式は、10%対象の小計を出してから ROUNDDOWN で切り捨てる形にしてあります。切り捨て・切り上げ・四捨五入のどれを使うかは事業者の任意です。詳しくはインボイスの記載事項の記事にまとめています。

インボイス未登録なら登録番号は空欄で、取引先は経過措置で控除する

インボイス発行事業者に登録していない人は、登録番号がないので空欄のままテンプレートを使います。その請求書は「適格請求書」にはなりませんが、取引先が仕入税額控除をまったく受けられなくなるわけではありません。

国税庁の「適格請求書等保存方式の概要」によると、免税事業者からの仕入れには経過措置があり、区分記載請求書と同様の事項（発行者の氏名、取引年月日、取引内容、税率ごとの税込対価の額、受領者の氏名の5項目）が書かれた請求書を保存していれば、取引先は一定割合を控除できます。

この記事の公開日は2026年9月24日で、1週間後の10月1日から控除割合が80%から70%に下がります。改正前は「2026年10月から50%」でしたが、令和8年度税制改正で期間が2年延び、割合も引き直されました。古い記事には50%のまま残っているものがあるので、取引先から「10月から半分になる」と言われたら、この改正後の表で確認する材料になります。10月分の請求書から、取引先の側で負担が増える計算に変わりはありません。登録するかどうかの判断と改正の中身はインボイス未登録と2026年10月の記事で扱っています。テンプレートの登録番号欄を空欄にするか埋めるかは、その判断のあとに決まります。

源泉徴収税額の欄は、デザイン・原稿料を含むときだけ

出回っているテンプレートに源泉徴収税額の欄が付いているのは、ライターやデザイナー向けに作られたものが多いからです。所得税法204条1項は源泉徴収の対象になる報酬を列挙していて、システム開発はその中にありません。列挙の中身は源泉徴収と請求書の記事で条文ごと引用しています。

ただし、開発案件の中にデザインやマニュアル原稿が混ざるときは、その部分だけが対象になります。このとき請求書の書き方で源泉徴収の対象額が変わります。

所得税法第204条第1項の規定が適用される報酬・料金等（中略）が支払われる場合において、当該報酬・料金等が消費税法第28条に規定する消費税の課税標準たる課税資産の譲渡等の対価の額にも該当するときの源泉徴収の対象とする金額は、原則として、消費税及び地方消費税の額を含めた金額となる。ただし、報酬・料金等の支払を受ける者からの請求書等において報酬・料金等の額と消費税及び地方消費税の額が明確に区分されている場合には、当該報酬・料金等の額を源泉徴収の対象とする金額として差し支えない。

出典：国税庁 法令解釈通達 平成元年直法6-1「消費税法等の施行に伴う源泉所得税の取扱いについて」3

報酬と消費税を別の行に書いていれば税抜の報酬額だけが対象、まとめて書いていれば税込額が対象です。テンプレートが報酬・消費税・源泉徴収税額を別行にしているのは、この通達に合わせるためです。税率は10.21%（復興特別所得税を含む。同一人への1回の支払が100万円を超える部分は20.42%）で、テンプレートの数式は「源泉徴収の対象額（税抜）」に入れた金額から自動で計算します。

3行目のように1行にまとめると、取引先は支払額全体から源泉徴収せざるを得なくなります。引かれた分は確定申告で精算されるので損はしませんが、入金が減るうえに、支払調書が届いたら照合する手間も出ます。行を分けるだけで避けられる話です。交通費を請求に含めるときの扱いは交通費と請求書の記事にあります。

支払期日は請求書で決めるものではなく、契約書から写す欄

テンプレートの支払期日欄には、自分で日付を決めて書くのではなく、契約書や発注書に書かれた期日を転記します。フリーランス法3条1項は、発注側（業務委託事業者）に対して、給付の内容、報酬の額、支払期日などを書面か電磁的方法で明示する義務を課しています。明示する項目は施行規則1条に列挙されていて、報酬の額と支払期日は7号です。つまり支払期日は、請求書を出す前に発注側から示されているはずの情報です。

その期日には上限があり、同法4条1項で給付を受領した日から60日以内と決まっています。月末締めの翌月末払いなら60日に収まります。翌々月末払いは超えるので、契約書がそうなっていたら請求書の書き方ではなく契約の側の問題です。例外は再委託で、発注側が再委託であることと元委託の支払期日を明示している場合は、元委託の支払期日から30日以内が上限になります（同条3項）。エージェント経由の案件はこの形になることがあります。この60日の数え方は単価相場とフリーランス法の記事で扱っています。

なお、フリーランス法は請求書の交付を受注側に義務付けていません。請求書は、明示された条件どおりに報酬を請求するための実務上の書類です。

振込手数料は、定めがなければ支払う側の負担

「振込手数料は貴社にてご負担ください」という一文を請求書に入れるかどうかで迷う人がいます。民法の原則はこうです。

弁済の費用について別段の意思表示がないときは、その費用は、債務者の負担とする。ただし、債権者が住所の移転その他の行為によって弁済の費用を増加させたときは、その増加額は、債権者の負担とする。

出典：民法 第485条

報酬を支払う債務者は発注側なので、契約に何も書いていなければ振込手数料は発注側の負担です。テンプレートの文言は民法の原則を確認しているだけで、新しく何かを求めているわけではありません。逆に「手数料を差し引いて振り込む」のは、契約でそう定めた場合に限られます。

公正取引委員会と厚生労働省の「フリーランス法の考え方」は、1か月以上の業務委託について、振込手数料を受注側に負担させて報酬の額から差し引くことを「報酬の額を減ずること」（同法5条1項2号）の具体例に挙げています。同じ具体例には、消費税相当分を支払わないことや、端数を1円以上切り捨てて支払うことも並んでいます。請求書の合計額と入金額がずれたとき、まず契約書の手数料の定めを見て、定めがなければこの具体例に当たるかを見る順番です。下請法（2026年1月1日から名称が変わりました）にも同じ構造の減額禁止がありますが、その経緯は未払い報酬と遅延利息の記事にまとめています。

PDFで送った請求書は、送った側もデータのまま保存する

請求書をPDFにしてメールやチャットで送る場合、電子帳簿保存法7条の「電子取引」に当たります。同法2条5号は取引情報を「受領し、又は交付する」と定義しているので、受け取った側だけでなく送った側も対象です。施行規則4条1項にも「送付が書面により行われその写しが作成されたとした場合」という文言で、送付側の保存が書かれています。

保存の要件は、大きく2つです。

• 改ざん防止の措置：タイムスタンプを付ける、訂正削除の記録が残るシステムを使う、または訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する（規則4条1項1〜4号のいずれか）。個人で現実的なのは4号の規程です
• 検索できる状態：日付・金額・取引先で検索できること。ただし前々年の売上高が5,000万円以下か、出力した書面を日付・取引先ごとに整理して提示できるようにしてあれば、税務職員のダウンロードの求めに応じられる状態にしておくことで検索要件は不要です（国税庁 一問一答【電子取引関係】問21）

売上高5,000万円以下のフリーランスは、検索要件のためにシステムを入れる必要はありません。国税庁の一問一答（問50）は、ファイル名に取引年月日・金額・取引先を統一した順序で入れる方法を例に挙げています。テンプレートで作った請求書をPDFにするとき、ファイル名を次のように付けます。

2022年1月から2023年12月までは、紙に出力して保存すれば足りる宥恕措置がありましたが、2024年1月1日以後の取引には使えません。データを消して紙だけ残す運用は、2026年10月分の請求書では要件を満たさないということです。

保存する期間は、電子帳簿保存法ではなく所得税法と消費税法で決まります。インボイス登録済みなら、適格請求書の写しは消費税法57条の4第6項で保存が求められ、期間は7年です（施行令70条の13）。未登録なら消費税法の保存義務はなく、所得税法上の請求書控えの保存期間は5年です（青色申告者の場合。所得税法施行規則63条1項）。登録の有無で分けるより、7年に揃えておけば両方を満たします。

実務としてどうするか

1. 契約書の3か所をテンプレートに転記する

テンプレートを開いたら、まず契約書か発注書を横に置き、「報酬の額（税込か税抜か）」「支払期日」「取引先の正式名称」の3か所を転記します。この3つは請求書で決めるものではなく、写すものです。報酬額が税抜なら明細の単価に税抜額を入れ、税込なら税込額を1.1で割った額を入れて消費税を分けます。

2. 登録番号と源泉徴収の欄は、自分の状況で1回だけ決める

登録番号は、登録通知書の T から始まる13桁を1回入れれば、毎月変わりません。源泉徴収の対象額は、案件にデザインや原稿が含まれないなら0のままです。この2つを最初に決めておけば、2か月目からは明細行と請求書番号を変えるだけになります。

3. 月に2枚以上出すなら会計ソフトの請求書機能に移す

取引先が1社で月1枚なら、テンプレートで十分回ります。手作業になるのは、PDFの控えを7年分（未登録なら5年分）ためること、ファイル名を毎回付けること、入金があったかを請求書と突き合わせることの3つです。取引先が2社以上になったり、源泉徴収がある案件が混ざったりすると、この突き合わせが月ごとに増えます。

会計ソフトの請求書機能を使うと、インボイスの6項目は様式として満たされ、作った請求書がそのまま売上として帳簿に載り、控えの保存と入金の消し込みまで1か所で済みます。テンプレートで書き方を理解してから移すと、ソフトの画面のどの欄が何の条文に対応しているかが分かった状態で使えます。

会計ソフトを入れるほどではないが、ファイル名の管理と控えの保存だけ手放したい段階なら、請求書だけを作る無料サービスが中間の選択肢になります。弥生の Misoca は請求書が月10枚まで無料で、見積書・納品書は無制限、作った請求書は弥生・freee・マネーフォワードの会計ソフトへ仕訳として連携できます。

2社の違いはクラウド会計ソフト比較の記事にまとめています。

まとめ

• 請求書の記載事項を定めた条文は民法・商法にはなく、法定されているのは取引先が保存する適格請求書の6項目（消費税法57条の4第1項）。取引年月日は「10月分」、取引内容は「システム開発業務」で足りる
• インボイス未登録なら登録番号は空欄。取引先は経過措置で控除でき、2026年10月1日から控除割合が80%から70%に下がる（令和8年度税制改正後。50%は2028年10月から）
• 源泉徴収税額の欄はデザイン・原稿料を含むときだけ。報酬と消費税を別行にすれば税抜額だけが対象（通達 直法6-1）
• 支払期日は契約書の明示を転記する欄で、上限は受領日から60日、再委託なら元委託の支払期日から30日（フリーランス法3条・4条）。振込手数料は定めがなければ支払う側の負担（民法485条）
• PDFで送った請求書は送った側もデータのまま保存。期間は登録済みなら7年（消費税法）、未登録なら5年（所得税法）で、7年に揃えれば両方を満たす。売上高5,000万円以下（または出力書面を日付・取引先ごとに整理）なら、ファイル名に日付・金額・取引先を入れてダウンロードに応じられる状態にしておけば足りる

あわせてどうぞ

6項目の条文と端数処理はインボイスの記載事項の記事に、源泉徴収の対象になる業務の列挙は源泉徴収と請求書の記事に、交通費を請求に含めるときの扱いは交通費と請求書の記事にまとめています。

この記事で参照した一次情報

• 消費税法（昭和63年法律第108号）（第57条の4第1項の適格請求書の記載事項6項目と第2号括弧書きの「一定の期間」、同条第5項の電磁的記録による提供、同条第6項の写しの保存、第30条第7項・第9項の請求書等の保存要件を確認）
• 消費税法施行令（昭和63年政令第360号）（第70条の13第1項の適格請求書の写しの保存期間7年を確認）
• 所得税法施行規則（昭和40年大蔵省令第11号）（第63条第1項の青色申告者の帳簿書類の保存期間7年と、括弧書きの自己の作成した書類の写しは5年であることを確認）
• 国税庁 No.6625 適格請求書等の記載事項（一定の期間内の取引をまとめて記載する方法、包括的な記載が認められること、保存期間7年を確認）
• 国税庁 適格請求書等保存方式の概要（15ページ目の免税事業者等からの仕入れに係る経過措置の適用に区分記載請求書等と同様の事項が記載された請求書等の保存が要ること、16ページ目の区分記載請求書の記載事項5項目、同ページの経過措置が「7・5・3割控除」に見直されていることを確認）
• 国税庁 令和8年度税制改正特集（適格請求書等保存方式の見直し）（免税事業者等からの仕入れに係る経過措置の適用期限が2年延長され、2026年10月1日から2028年9月30日までが70%、2028年10月1日から2030年9月30日までが50%、2030年10月1日から2031年9月30日までが30%であることを確認）
• 所得税法（昭和40年法律第33号）（第204条第1項の源泉徴収の対象となる報酬の列挙、第205条第1号の税率10%と100万円超の部分20%を確認）
• 東日本大震災からの復興のための施策を実施するために必要な財源の確保に関する特別措置法（平成23年法律第117号）（第28条第1項・第2項の復興特別所得税2.1%の併せ徴収を確認）
• 国税庁 法令解釈通達 平成元年直法6-1（3の「請求書等において報酬・料金等の額と消費税及び地方消費税の額が明確に区分されている場合」の取り扱いを確認）
• 国税庁 No.2798 弁護士や税理士等に支払う報酬・料金（100万円以下は10.21%、100万円超の部分は20.42%の計算式を確認）
• 特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律（令和5年法律第25号）（第3条第1項の明示義務の主語が業務委託事業者であること、第4条第1項の支払期日の上限60日と同条第3項の再委託の場合の元委託支払期日から30日、第5条第1項第2号の報酬の減額禁止を確認）
• 特定受託事業者の給付の内容その他の事項の明示等に関する規則（令和6年公正取引委員会規則第3号）（第1条第7号の「報酬の額及び支払期日」を確認）
• 公正取引委員会・厚生労働省 特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律の考え方（31ページ目の「報酬の額を減ずること」の具体例に、振込手数料を受託側に負担させて報酬の額から差し引くこと、消費税相当分の不払い、端数の切り捨てが挙げられていることを確認）
• 民法（明治29年法律第89号）（第485条の弁済の費用を確認）
• 電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（平成10年法律第25号）（第2条第5号の電子取引の定義「受領し、又は交付する」、第7条の保存義務を確認）
• 同法施行規則（平成10年大蔵省令第43号）（第4条第1項の送付側の保存、改ざん防止措置4種、基準期間の売上高5,000万円以下または出力書面を日付・取引先ごとに整理して提示できる場合の検索要件の除外を確認）
• 国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和8年7月）（問21の売上高5,000万円以下または出力書面を日付・取引先ごとに整理して提示できる場合の検索要件不要、問22の注の宥恕措置が令和5年12月31日までであること、問30の送付した請求書の保存、問50のファイル名による検索要件の充足を確認）

本記事は2026年9月時点で上記の一次情報を確認して書いています。テンプレートは同時点の法令で作成した一般的な様式で、契約や業種によって要る欄は変わります。免税事業者からの仕入れに係る経過措置の期間と割合、電子帳簿保存法の要件は改正されることがあるため、最新の情報および個別の判断は税理士または所轄の税務署にご確認ください。